Nach jahrelanger intensiver Arbeit haben wir eine Teamsitzungsstruktur entwickelt, die uns hilft, effizient und zielgerichtet zu arbeiten. Der Weg dorthin war nicht immer einfach – es gab Herausforderungen, die uns bis an unsere Grenzen gebracht haben. Doch durch kontinuierliche Anpassungen und Optimierungen haben wir ein System geschaffen, das unsere Meetings produktiver und strukturierter macht.

Die drei zentralen Rollen in der Teamsitzung

Um eine Sitzung effizient zu gestalten, übernehmen drei Personen jeweils eine Schlüsselrolle:

Der Moderator: Er führt durch die Sitzung, hält den roten Faden und entscheidet über die Reihenfolge der besprochenen Punkte.

Der Protokollant: Erfasst die wichtigsten Ergebnisse und sorgt dafür, dass Beschlüsse nachvollziehbar bleiben.

Der Zeitwächter: Achtet darauf, dass jeder Punkt in der vorgesehenen Zeit behandelt wird, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Ablauf unserer Teamsitzungen

Unsere Meetings folgen einer klaren Struktur, um Fokus und Produktivität zu gewährleisten:

1. Vorbereitung der Agenda

Die wichtigsten Koordinationsthemen werden an den Moderator übermittelt.

Der Moderator legt die Reihenfolge der Themen fest.

Falls Zeit fehlt, werden die letzten Punkte auf die nächste Sitzung verschoben.

2. Die positive Runde

Jede Sitzung beginnt mit einer kurzen positiven Runde. Das schafft eine gute Atmosphäre und stärkt das Teamgefühl. Jeder teilt einen Erfolg oder etwas Positives aus der vergangenen Woche.

3. Statusberichte der Gruppen

Jede Arbeitsgruppe berichtet kurz über den aktuellen Stand ihrer Aufgaben.

Herausforderungen und Fortschritte werden besprochen.

Wichtige Abstimmungen werden getroffen.

4. Bearbeitung der Themen

Die Teamsitzung beginnt mit den wichtigsten Punkten auf der Agenda.

Durch die klare Rollenverteilung bleibt die Diskussion zielgerichtet.

5. Wünsche und Themen für die nächste Sitzung

Zum Abschluss kann jeder Vorschläge für die Agenda der nächsten Woche machen.

Der Moderator sammelt die Punkte für die kommende Sitzung.

Warum diese Struktur funktioniert

✔ Effizienz: Durch klare Rollen und feste Abläufe sparen wir Zeit und vermeiden endlose Diskussionen.

✔ Fokus: Die Priorisierung der Themen sorgt dafür, dass das Wichtigste zuerst behandelt wird.

✔ Motivation: Die positive Runde gibt Energie und fördert den Zusammenhalt.

✔ Nachhaltigkeit: Durch Protokolle bleibt jeder informiert und Entscheidungen sind transparent.

Diese Struktur hat uns geholfen, Meetings produktiver und zielführender zu gestalten. Wie organisiert ihr eure Teamsitzungen? Habt ihr bewährte Methoden, die euch helfen, effizienter zu arbeiten?